Buchhaltung und Steuern für Freiberufler

23. März 2015 um 08:15

Es ist ein Kreuz mit der Buchhaltung: Wer nicht der geborene Buchhalter und leidenschaftliche Rosinenzähler (oder Korinthenkacker?) ist, hat vermutlich nur Freude daran, wenn er eine anwenderfreundliche Software findet. Von Excel über WISOLUTION und DATEV, SteuerSparErklärung, Lexware und GDI-Finanzbuchhaltung bis zu EasyCash&Tax: die Stationen meines Leidenswegs.

Zu Beginn meiner Selbständigkeit habe ich mit Excel-Dateien gearbeitet.

Nach ein paar Jahren fand ich es aber blöd, dass meine Steuerberaterin am Ende des Jahres alles noch einmal für die Steuer in DATEV neu erfasste (und vor allem fand ich es blöd, dass ich diese Zweit-Erfassung bezahlen musste).

Erster Versuch: WISOLUTION

Also begab ich mich auf die Suche. Erster Versuch: WISOLUTION. Ein kleines, intuitiv erfassbares Programm mit einer DATEV-Schnittstelle, sehr übersichtlich und nach einer Weile machte die Erfassung sogar Spaß. Allerdings hatte ich erst gegen Jahresende angefangen, damit zu arbeiten, und musste dann die Zeit „zwischen den Jahren“ nutzen, das vergangene Jahr aufzuarbeiten.

Alle Daten wurden dem Steuerberaterbüro übermittelt. Dann kam der Schock: Sie konnten den DATEV-Export nicht in ihr System einlesen. Mehrere Telefonate und eMail-Austausch mit dem sehr freundlichen Support von WISOLUTION brachten keine Lösung, schließlich telefonierten die Steuerberater direkt mit dem Software-Berater – erfolglos.

Das Ergebnis: Das Steuerbüro hat alle Einnahmen und Ausgaben noch einmal erfasst und in sein DATEV-System eingespeist. Ich bekam die Rechnung. Aus Mitleid mit mir hatten sie die Rechnung sehr fair kalkuliert, aber dennoch: Schließlich hatte ich eine Woche Weihnachtsurlaub geopfert, und alles vergeblich!

Zweiter Versuch: DATEV

Das Steuerbüro stellte mir daraufhin eine andere Software zur Verfügung: ein Mini-DATEV mit garantierter Schnittstelle. Ich versuchte, mich einzuarbeiten, und habe nach drei Tagen einen Schreikrampf gekriegt: Ich musste Zahlen und Texte in minikleine winzige Fensterchen hineinfrickeln, die sich nicht vergrößern ließen. WARUM??? ((Manchmal denke ich, die Entwickler von Programmen machen sowas extra, um uns zu triezen! „Harrharr, mal sehen, ob das Fensterchen sich nicht noch mehr verkleinern lässt? Hehehe, geht.“))

EXKURS Weitere Beispiele für ähnlich idiotische Fenster: Das neue Suchfenster für die Kunden von Salesforce ist idiotisch klein und die Online-Banking-Seite der Sparkasse Aachen: Mini-Buttons, die ich im normal großen Browser-Fenster ständig verfehle. Ein winzig kleines Such-Buttonlein für die Empfängersuche, so klein, als hätte der Layouter für jeden Pixel ein Jahresgehalt zahlen müssen. WARUM???

Zurück zur DATEV-Software: Alles war dermaßen benutzerunfreundlich und schwierig, dass ich nach drei Tagen beschlossen habe, die 20 € für dieses Programm in den Wind zu schießen und dem Steuerbüro die erneute Erfassung der Daten zu bezahlen – denn meine vorliegende Excel-Datei lässt sich erwiesenermaßen nicht in das DATEV-System überführen. Meine Seelenruhe war mir dann ca. 360 € wert (plus die in den Wind geschossenen 20 € für das Programm).

Dritter Versuch: SteuerSparErklärung

Nächster Versuch: Die Recherche unter anderen Freuberuflern und in meinem Lieblingsnetzwerk Texttreff ergab eine große Empfehlungswelle für die „SteuerSparErklärung„, eine Software der Akademischen Arbeitsgemeinschaft. Erstaunlich intuitiv zu bedienen, spuckt dieses kleine Wunder auch schöne Tabellen aus: Monatsanalysen, BWA und Journale per Klick, Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster ist ein Klacks, verschiedene Konten für Miete, Porto, Personal etc. leicht einzurichten. Die Belegerfassung ging schnell und machte Spaß.

Frohgemut schickte ich bereits im Februar meine ganzen Steuersachen des Vorjahres zum Steuerbüro, so früh war ich noch nie! Die Ernüchterung folgte auf dem Fuß: Was ist mit den Gegenkonten? Die Konten lassen sich erfassen, aber die Gegenkonten nicht. Ich kann zwar bei jeder Ausgabe dazu schreiben, ob sie vom normalen Geschäftskonto, vom VISA- oder AMAZON-Konto oder bar bezahlt wurde. Aber ich kann diese Gegenkonten nicht direkt erfassen und daher auch nicht schön übersichtlich ausspucken lassen. Es fehlen die Summen- und Saldenlisten!

Wald im Herbst

Wer möchte die Blätter zählen?

Vielleicht fragen Sie sich: Wozu braucht ein Freiberufler das? Genügt da nicht die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)? Doch, tut sie. In der Regel genügt eine einfache EÜR für einen kleinen Freiberufler.

Wir Freiberufler müssen keine doppelte Buchführung machen. Wenn Sie aber als Freiberufler mehr als ein Dutzend Belege für jeden Monat haben und ein Betriebs-Prüfer sich Ihre Buchhaltung und Steuererklärung anschaut, und dieser Prüfer nicht auf Anhieb findet, was er sucht, dann wird der sauer.

Der Prüfer möchte übersichtliche, nachprüfbare Tabellen, in denen er auf den ersten Blick erkennt, was Sie wofür abgerechnet haben. Wenn er jedoch sowieso suchen muss, weil er die Konten nicht elektronisch sortiert vorfindet und prüfen kann, ob die Summen und Salden übereinstimmen, dann schaut er noch genauer hin, als er es ohnehin täte.

EXKURS: Ein Betriebs-Prüfer findet immer etwas, davon bin ich überzeugt. Seit Jahren verwahre ich die Quittungen für private Briefmarken, damit ich einen Beweis habe, dass aus der Betriebskasse bezahltes Porto nicht für private Zwecke missbraucht worden sein könnte. Nur für den Fall der Fälle.

Im Fall des Falles wird der Betriebsprüfer etwas finden. Wenn er sich ärgert, weil er drei Ordner durchwälzen muss, um einen Beleg zu finden. Wenn ich ihm die ganzen Belege nicht mundwarm und in Häppchen geschnitten serviere und die Gabel links und das Messer rechts vom Teller liegen, dann wird er vermutlich noch genauer suchen, ob er mir eine Ungenauigkeit anhängen kann.

Daher sind Summen- und Saldenlisten unverzichtbar. Auch für eine kleine Freiberuflerin, wenn ihr Jahresumsatz über 60.000 € liegt.

Zurück zu meinem Problem: Die so easy zu bedienende SteuerSparErklärung war also auch nicht die Lösung. Ich begann erneut zu recherchieren. So oft ich Anfragen stellte, priesen mir hilfsbereite Zeitgenossen ein von ihnen bevorzugtes System an. Gerne wurde DATEV (von DATEV-Beratern?) empfohlen.

Meine Bedenken wurden beantwortet mit: „Ich wette mit Ihnen, in zwei Tagen haben Sie das Programm gelernt!“ Das bezweifle ich keinesfalls. Nur ist „in zwei Tagen ein System lernen“ nicht ganz das, was ich persönlich unter „intuitive Bedienbarkeit“ verstehe.

GDI-Finanzbuchhaltung und Lexware

Ein anderes Programm, das sehr schön und anwenderfreundlich ist und sämtliche Schnittstellen hat, die ich brauche, liegt oberhalb meines Budget-Limits: GDI-Finanzbuchhaltung kann alles und sieht sehr schick aus. Das Programm ist benutzerfreundlich und GDI (mit Stammsitz im schönen Landau in der Pfalz) bietet einen sehr guten Service und ist garantiert sein Geld wert. Aber leider gibt es zu viele Funktionen, die ich nicht brauche, aber mitbezahlen müsste. Daher kommt es für mich nicht in Frage.

Naheliegend war auch Lexware. Schließlich nutzen das viele Freiberufler und es wird allerorten gelobt. Daher habe ich mir die Testversion heruntergeladen und ausprobiert. Keine Chance. Also ich meine: Ich hatte keine Chance. Ich bin nicht geboren für diese Systeme, für deren Gebrauch man erst ein Handbuch lesen oder eine Schulung machen muss. Für mich muss das alles intuitiv erfassbar sein wie der Griff unter den Autositz, mit dem ich den Sitz nach hinten oder nach vorne schieben kann. Wenn stattdessen der Kofferraum aufgeht, ist das nicht mein Auto.

Lexware ist nicht meine Software. Das liegt vermutlich nicht an Lexware, sondern durchaus an mir. Wenn ein System mich bei den ersten Schritten schon ärgert, dann mag ich nicht 12 Euro im Monat dafür bezahlen. Wie dem auch sei, ich suchte weiter. Und fand.

Die Lösung: EasyCash&Tax

Ich fand das kostenlose Programm EasyCash&Tax. Ich fand sofort, wo ich Eingaben und Ausgaben eingeben kann. Probeweise gab ich etwa zwanzig Buchungen ein und ärgerte mich über schlecht lesbare Kontennamen. Und dachte mir, dass ich diese Namen bestimmt an einer anderen Stelle besser definieren könnte.

Morgenrot

Ein Lichtstreif am Himmel

Diese Stelle fand ich recht schnell und richtete mir das Programm so ein, wie ich es brauche. Das hat keine zehn Minuten gedauert. Probeweise machte ich alle Buchungen des Monats Januar. Dabei fiel mir dann auf, welche Konten ich häufiger brauche (und in den Einstellungen entsprechend standardisieren kann). Es war einfach, von den „Buchungen“ in die „Einstellungen“ zu wechseln und die angepassten Einstellungen dann gleich in den Buchungen zu nutzen. Easy eben.

Einige besonders nutzerfreundliche Eigenschaften von EasyCash&Tax:

  • Eine Dauerbuchung (wie Miete) brauche ich nur einmal einzugeben und zu bestimmen, von wann bis wann sie gilt und an welchem Tag des Monats (oder der Woche) sie fällig ist.
  • Ich kann jederzeit von Einnahme auf Ausgabe umschalten, und zwar in der Buchung selbst, ohne erst mühsam woandershin scrollen oder klicken zu müssen.
  • Bei jeder Buchung bestimme ich direkt das Konto, über das sie gelaufen ist.
  • Die Einnahmen- und Ausgabenbelege werden nach meiner Vorgabe durchnummeriert. Mit dieser Nummer kennzeichne ich dann genauso eindeutig meine Belege und Kontoauszüge.

Da ich erst gerade angefangen habe, mit diesem Programm zu arbeiten, durchschaue ich sicher noch nicht alles. Aber was ich sehe, überzeugt mich. Und manches ist richtig gut durchdacht. Außerdem ist das Programm sehr interaktiv: Als registrierte Benutzerin kann ich mir jederzeit in der Hilfe und den FAQ Rat suchen und im Forum Fragen posten.

Registrieren soll man sich fürs Forum, um die interaktiven Funktionen zu nutzen. Das Programm selbst ist kostenlos und kann auch ohne Registrierung genutzt werden. Zufriedene Nutzer werden um eine Spende gebeten – und wenn ich sicher weiß, dass ich mit diesem Programm alles machen kann, was ich möchte und brauche, wird es mir auch garantiert eine Spende wert sein. In der Zwischenzeit reicht erst mal die Empfehlung in diesem Blog.

Und Sie, lieber Leser?

Welche (schlechten oder guten) Erfahrungen haben Sie mit Finanz- und Buchhaltungssoftware gemacht? Geht es Ihnen anders als mir? Dann freue ich mich auf Ihren Kommentar!


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