PDF-Rechnungen sind seit Juli 2011 auch ohne digitale Signatur gültig, aber sie müssen elektronisch aufbewahrt werden. Rechnungen bis Juni 2011 müssen sogar elektronisch signiert und zusammen mit dem Prüfbericht gespeichert sein. Immer wieder treffe ich Kollegen oder Geschäftspartner oder sogar Steuerberater, die zu PDF-Rechnungen nur ein gefährliches Halbwissen haben. Denn wer Rechnungen nicht richtig ablegt, darf keine Vorsteuer geltend machen – und das kann verdammt teuer werden.
Die Sache mit der elektronischen Rechnung
Als Unternehmer, Selbständiger oder Freiberufler sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn Sie eine gültige Rechnung mit allen Pflichtangaben vorweisen können. Pflichtangaben sind Datum, Lieferzeitraum, Adresse des Lieferanten und des Empfängers usw. und – natürlich – die Höhe der Mehrwertsteuer. Allerdings müssen Sie bei digitalen Rechnungen noch ein paar Dinge beachten, wenn Sie keinen Ärger mit dem Finanzamt riskieren wollen.
Rechnungen vor der „Steuervereinfachung“
Bis Juni 2011 ausgestellte Rechnungen, die als PDF zugesandt oder zum Download bereitgestellt wurden, berechtigen nur zum Abzug der Vorsteuer, wenn sie eine digitale Signatur enthalten. Das ist eine Verifikation oder ein Zertifikat, das meist als „PRÜFBERICHT für elektronische Signaturen“ an die Rechnung angehängt ist oder über ein Portal erstellt werden kann und bescheinigt, dass die Rechnung echt und unverändert ist.
Beispiel: ein „Prüfbericht für elektronische Signaturen“
Rechnungen aus dieser Zeit, die keine digitale Signatur besitzen, sind wie eine Leiche im Keller: Sie riskieren, dass das Finanzamt die Mehrwertsteuer zurückfordert, wenn es Sie erwischt. Bei unserem Mehrwertsteuersatz von 19 % kann im Laufe der Jahre eine beträchtliche Summe zusammenkommen! Am besten versuchen Sie, noch eine Papierrechnung nachzufordern, zum Beispiel vom Telefonanbieter.
Elektronische Rechnungen heute
Seit Juli 2011 gilt das Steuervereinfachungsgesetz, dessen § 5 besagt, dass digitale Rechnungen auch gültig sind, wenn Sie keine elektronische Signatur enthalten. Voraussetzung ist, dass der Empfänger und der Aussteller der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen. Allerdings reicht es weiterhin nicht, Rechnungen einfach nur auszudrucken und abzuheften: Sie müssen elektronisch aufbewahrt werden, und zwar auf einem Datenträger, der keine nachträglichen Änderungen zulässt. Das bedeutet: Normale USB-Sticks, wiederbeschreibbare CDs oder externe Festplatten sind nicht geeignet.
Das Bundesfinanzministerium sagt dazu:
„Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer
elektronischen Rechnung (nur) als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig.“
Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnung
- echt ist, also die Identität des Rechnungsstellers korrekt ist,
- unversehrt ist, sie also bei der elektronischen Übermittlung nicht manipuliert wurde,
- lesbar ist, also im Fall einer Prüfung für den Finanzbeamten sichtbar gemacht werden kann.
Am einfachsten gelingt die Ablage, wenn Sie jede eingehende elektronische Rechnung sofort in ein Backup-Verzeichnis kopieren und dieses am Jahresende auf eine nicht wieder-beschreibbare CD oder DVD brennen.
Wenn Sie das bisher nicht gemacht haben, wünsche ich viel Erfolg beim Suchen 😉
[Nachtrag: Dies hier ist natürlich keine Rechts- oder Steuerberatung.]
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